Kurs Kayıtlarını WhatsApp'tan Toplama ve Danışmana Aktarma Rehberi

Sorun genellikle mesaj sayısı değildir. Süreç tanımsızdır.

Bir aday ücret sorar, başka biri yaş sınırını, diğeri telafi dersini sorar. Danışmanlar yoğun saatlerde gecikir. Farklı kişiler farklı cevaplar verir. Aday Instagram'dan yazdığı için WhatsApp'taki ekip onun hangi programı sorduğunu bilmez. Gün bittiğinde de "kim geri aranacaktı?" listesi kişisel notlarda kalır.

Bu tıkanıklık üç basit nedenle oluşur:

1. İlk mesajın amacı anlaşılmadan cevap verilir. Fiyat isteyen adayın aslında hafta sonu grubu aradığı sonradan ortaya çıkar.
2. Bilgi tek seferde istenir. Uzun form gibi gönderilen mesajlar cevap oranını düşürür.
3. Devir anında bağlam kaybolur. Danışman konuşmayı açtığında adaya aynı soruları yeniden sorar.

İyi bir WhatsApp akışı bu üç sorunu hedef alır.

Bu aşamalar bir senaryo metni değildir. Adayın sorduğu noktaya göre ileri geri hareket eder. Örneğin aday doğrudan "Cumartesi 14.00 grubu var mı?" diye yazarsa önce seviye sorup sonra program ayrıntısına geçmek daha doğaldır.

İlk yanıt, adayın botla değil çözüm bulmaya çalışan bir ekiple konuştuğunu hissettirmelidir. Uzun menü, arka arkaya emojiler veya "1'e basın" tarzı katı bir yapı kurs kaydı için her zaman doğru başlangıç değildir.

İşe yarayan örnek

Merhaba, yardımcı olayım. Hangi eğitimle ilgileniyorsunuz? İsterseniz hedefinizi ve katılabileceğiniz günleri de yazın, size en uygun grubu birlikte bulalım.

Bu mesajın iyi tarafı, adaydan yalnızca konuşmayı başlatacak bilgiyi istemesidir. Henüz telefon numarası, kimlik bilgisi veya uzun kayıt formu istemez.

Kaçınılması gereken örnek

Hoş geldiniz. Kayıt için ad soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, adres, okul, veli adı, veli telefonu ve program tercihinizi yazınız.

Bu, daha aday eğitim hakkında temel bilgi almadan yüksek sürtünme yaratır. Kayıt için gerekli bilgileri, aday karar vermeye yaklaştığında ve yasal dayanakla isteyin.

Danışmanların ve AI asistanın doğru yönlendirme yapabilmesi için her eğitim programına ait kısa, onaylı bir bilgi kartı gerekir. Bu kart marketing metni değil, konuşmada kullanılacak operasyon bilgisidir.

Her program için şu başlıklar yeterli bir başlangıç sağlar:

• Programın adı ve kimlere uygun olduğu
• Başlangıç seviyesi veya ön koşulu
• Süresi, ders sıklığı ve eğitim biçimi
• Şube, online veya hibrit seçeneği
• Güncel dönem başlangıcı ve kontenjanı nereden doğrulanacağı
• Standart ücretin veya fiyat bilgisinin hangi kaynaktan verileceği
• Deneme dersi, seviye tespit veya görüşme kuralı
• Kabul edilmeyecek ya da danışmana devredilecek istisnalar

Örneğin İngilizce kursunda adayın seviyesi belirsizse, otomasyon kesin grup vaadi vermemelidir. "Seviye tespitinden sonra uygun grubu netleştirebiliriz" demek hem daha doğru hem de daha güvenlidir.

WhatsApp konuşması form değildir. Bir anda sekiz soru sormak yerine, adayın yanıtına göre iki veya üç bilgi ile ilerleyin.

Dil kursu için örnek akış

Aday: İngilizce kursunuzla ilgileniyorum, ücret ne kadar?

Asistan veya danışman: Memnuniyetle. Size doğru programı önerebilmem için iki kısa bilgi alayım: İngilizce seviyeniz yaklaşık nedir ve hafta içi mi hafta sonu mu sizin için daha uygun?

Aday: Başlangıç seviyesindeyim, hafta sonu olur.

Asistan veya danışman: Başlangıç seviyesindeki hafta sonu grubumuz için [onaylı program bilgisi] bulunuyor. Yakın dönem başlangıcını ve güncel ücreti kontrol edip iletebilirim. İsterseniz kısa bir seviye tespit veya danışmanlık görüşmesi planlayalım mı?

Bu örnekte ücret sorusu görmezden gelinmiyor. Ancak adayın gerçekten uygun olduğu seçenek belirlenmeden tek bir rakamla konuşma kapatılmıyor.

Çocuklara yönelik kurs için farklılaşan sorular

Çocuk veya gençlik programlarında veliyle konuşursunuz. Bu durumda kurumun programına göre aşağıdaki bilgilerin bir kısmı gerekir:

• Öğrencinin yaşı veya sınıf seviyesi
• İlgilenilen branş
• Daha önceki deneyim veya seviye
• Tercih edilen şube ve günler
• Varsa özel destek ihtiyacı

Sağlık, engellilik veya özel nitelikli kişisel veri kapsamına girebilecek bilgileri WhatsApp'ta gelişigüzel toplamayın. Böyle bir bilgi gerçekten zorunluysa, kurumunuzun KVKK süreçlerine uygun güvenli formu veya yetkili danışman akışını kullanın.

Kurs kayıt akışında güven en hızlı bu noktada kaybedilir. Geçen dönemden kalma ücret, dolmuş bir sınıf veya yalnızca belirli koşulda geçerli indirim otomatik mesajla verildiğinde aday haklı olarak rahatsız olur.

Bu nedenle üç ayrı kural tanımlayın:

Güncel fiyat kuralı

Fiyat değişken ise otomasyonun bağlı olduğu güncel kaynaktan gelmelidir. Böyle bir bağlantı yoksa, "Güncel ücret ve kampanya koşulunu kayıt danışmanımız sizin için teyit etsin" şeklinde açık bir geçiş yapılmalıdır.

Kontenjan kuralı

Takvim veya kayıt sistemi doğrulanmadan "yer var" demeyin. Bunun yerine adayın istediği gün ve saati alın, canlı kontrol yapın veya talebi danışmana aktarın.

İndirim kuralı

Kardeş indirimi, erken kayıt indirimi, kurumsal anlaşma ya da burs gibi konular çoğu zaman belge ve yetki gerektirir. Otomasyon uygunluğu kesinleştirmesin; gerekli koşulları anlatsın ve kararı yetkili kişiye bıraksın.

Her aday "hemen arayın" demek istemez. Bazıları sadece programı anlamak ister. Buna karşılık birkaç temel soru yanıtlandıktan sonra net bir sonraki adım sunmak, konuşmanın kaybolmasını azaltır.

Kullanılabilecek iki teklif

Uygun grubu netleştirmek için 15 dakikalık bir danışmanlık görüşmesi planlayabiliriz. Size hangi gün ve saat uygun olur?

İsterseniz deneme dersi için talebinizi oluşturalım. Tercihiniz hafta içi akşam mı, hafta sonu mu?

Takvim entegrasyonunuz varsa aday doğrudan uygun saatleri görebilir. Yoksa talep kaydı oluşturun ve "ekibimiz dönüş yapacak" demek yerine, mümkünse geri dönüş aralığını söyleyin. Örneğin "Bugün 17.00'ye kadar size uygun saatleri paylaşacağız."

Bir görüşmeyi insana aktarmak otomasyonun başarısız olduğu anlamına gelmez. Tam tersine, otomasyonun en değerli işi doğru zamanda doğru kişiye temiz bir özet bırakmaktır.

Danışman ekranında veya görev kaydında şu alanlar görünmelidir:

• Adayın adı ve tercih ettiği iletişim kanalı
• İlgilendiği program veya branş
• Seviye, yaş grubu, şube ve uygun gün bilgisi
• Sorulan başlık: ücret, deneme dersi, kayıt, ödeme, özel talep
• Verilmiş onaylı bilgi ve açıkta kalan soru
• Konuşmanın tamamı veya kolay erişilen bağlantısı
• Sonraki aksiyon ve sorumlu danışman

İyi bir devir özeti örneği

Aday: Ece K.
Talep: Başlangıç seviye İngilizce, hafta sonu 10.00-14.00 arası uygun.
Kaynak: Instagram'dan geldi, WhatsApp'ta devam etti.
İstediği: Eylül başlangıç tarihi, güncel ücret ve deneme dersi.
Durum: Seviye tespit görüşmesi istiyor. Uygun saat teyidi bekliyor.
Sonraki adım: Kadıköy şubesi kayıt danışmanı bugün 17.00'ye kadar arayacak.

Bu özet danışmanın adayla "Merhaba Ece Hanım, başlangıç seviyesindeki hafta sonu grubunu sormuştunuz..." diye devam etmesini sağlar. İyi müşteri deneyimi tam da burada oluşur.

WhatsApp'tan gelen her konuşma aynı değerde değildir. Bu nedenle basit ama ortak kullanılan etiketler kurun.

Örnek etiket seti

• Yeni aday
• Fiyat bilgisi istedi
• Seviye tespit bekliyor
• Deneme dersi talebi
• Kayıt için evrak bekliyor
• Ödeme sorusu
• Veli görüşmesi
• Geri arama gerekli
• Kayıt tamamlandı
• Uygun değil veya vazgeçti

Durumları da yalın tutun: yeni, görüşülüyor, randevu planlandı, kayıt bekliyor, kazanıldı, kaybedildi. Her danışmanın kendi etiketini üretmesine izin verirseniz birkaç ay sonra raporlar anlamını yitirir.

Dolphy gibi bir AI asistan, kurumun onaylı bilgileriyle aday sorularını karşılayabilir, ihtiyacı anlayabilir, telefon veya e-posta bilgisini konuşma içinde alabilir ve tanımlı iş akışına göre randevu talebi oluşturabilir. Web, WhatsApp ve Instagram'dan gelen konuşmaların aynı aday bağlamına bağlanması da danışman için ciddi bir zaman kazancı sağlar.

Ancak aşağıdaki durumlarda insan devri baştan tanımlanmalıdır:

• Özel indirim, burs veya fiyat istisnası
• Kesin kabul veya kontenjan teyidi
• Öğrencinin özel ihtiyacıyla ilgili değerlendirme
• Şikayet, iptal, iade ve hukuki talep
• Kimlik, sağlık bilgisi veya başka hassas verinin istenmesi
• Kurum kuralında cevabı olmayan sıra dışı talepler

Otomasyonun görevi, bu konuları uydurarak sonuçlandırmak değildir. Bilgiyi doğru toplamak, talebi doğru kişiye ulaştırmak ve adayın beklediğini açıkça söylemektir.

Kurs kayıt sürecinde isim, telefon, yaş, eğitim tercihi ve bazen veli bilgisi işlenir. Bu yüzden WhatsApp akışını yalnızca satış metni gibi ele almayın.

• Adaya verisini neden istediğinizi açıkça belirtin.
• İlk temasta gerçekten gerekli olmayan bilgileri istemeyin.
• Ticari ileti için gereken açık rıza ve izin süreçlerini kurumunuzun hukuk veya uyum ekibiyle belirleyin.
• Çocuklara ilişkin verilerde veli ilişkisini ve yetkiyi dikkatle doğrulayın.
• Hassas nitelikli kişisel verileri mesajlaşma içinde toplamaktan kaçının; gerekli durumlar için güvenli ve yetkili bir süreç kurun.
• Konuşma kayıtlarına kimlerin erişeceğini rol bazında sınırlayın.

Bu maddeler hukuki görüş değildir. Kurumunuzun veri işleme envanteri, aydınlatma metni ve ticari ileti izinleri için uzman desteği alın.

Gün 1-2: Başvuru kaynaklarını çıkarın

Web formu, Instagram, WhatsApp, telefon, reklam formu ve fiziksel başvuru gibi tüm giriş noktalarını yazın. En çok hangi kanalda aday kayboluyor, onu belirleyin.

Gün 3-4: En çok sorulan 25 soruyu toplayın

Danışmanların son mesajlarından veya çağrı notlarından gerçek soruları çıkarın. "Ücret ne kadar?", "Seviye sınavı var mı?", "Cumartesi grup var mı?" gibi ifadeleri kendi dilleriyle saklayın.

Gün 5-6: Program bilgi kartlarını onaylayın

Eğitim koordinatörü, kayıt sorumlusu ve muhasebe birlikte program süresi, saatleri, ön koşulları, fiyat kuralı ve indirim istisnalarını kontrol etsin. AI asistan veya otomatik mesaj yalnızca bu kaynaktan yanıt vermelidir.

Gün 7-8: Devir kurallarını yazın

Hangi talep hangi şubeye, hangi danışmana, ne kadar sürede gidecek? "Acil" sayılan konular hangileri? Yazılı bir rota oluşturun.

Gün 9-10: Takvim ve kayıt sistemi bağlantısını test edin

Canlı kontenjan, deneme dersi randevusu veya aday kaydı aktarılacaksa, gerçek test verisiyle kontrol edin. Yanlış şubeye düşen bir görev ya da çift kayıt, yoğun sezon başlamadan görünmelidir.

Gün 11-12: Pilot konuşmalar yapın

Beş farklı rol ile deneyin: fiyat soran aday, seviye belirsiz aday, veli, özel indirim isteyen aday ve şikayet sahibi. Otomasyonun verdiği her cevabı kontrol edin.

Gün 13-14: Ekip geri bildirimi ve canlıya geçiş

Danışmanların düzeltmek zorunda kaldığı cevapları inceleyin. Sık tekrarlanan sürtünmeyi düzeltin. Sonra önce bir şube veya bir programla canlıya geçin.

Kurulumdan sonra "mesaj sayısı arttı" demek yeterli değildir. Kayıt akışının işe yarayıp yaramadığını şu ölçülerle takip edin:

Bu metrikleri şube, program ve kanal kırılımında görmek daha faydalıdır. Instagram'dan gelen adayların fiyat sorup kaybolduğu, web sitesinden gelenlerin ise daha yüksek oranda randevu aldığı gibi desenler ortaya çıkar.

WhatsApp kurs kaydı almak, adayları otomatik metin yağmuruna tutmak değildir. İyi akış; doğru ilk soruyu sorar, güncel bilgi verir, adayın karar vereceği bir sonraki adımı netleştirir ve insan desteği gerektiğinde konuşmayı bağlamıyla devreder.

Kurumunuzda kayıt öncesi iletişim kopuyorsa, önce en çok gelen soruları ve danışmana devir anını düzenleyin. Ardından kurs otomasyonunuz, CRM'iniz ve Dolphy gibi AI iletişim katmanının hangi işi üstleneceğini netleştirin. Süreç doğru kurulduğunda hem aday daha hızlı yanıt alır hem ekip gerçekten danışmanlık gerektiren görüşmelere zaman ayırır.

Kapsam için eğitim ve kurs merkezleri için AI asistan, omnichannel müşteri iletişimi, web sitesi AI chatbot ve AI randevu asistanı sayfalarına; ürün karşılaştırması için 2026'nın en iyi 5 kursiyer takip programı yazısına bakabilirsiniz.