Instagram DM Otomasyonu: Oteller İçin Otomatik Yanıt Rehberi

Instagram otomatik mesaj, belirli bir koşul oluştuğunda işletme adına otomatik cevap gönderilmesidir.

Meta Business Suite Inbox, işletmelerin Instagram dahil bağlı kanallardaki mesajları yönetmesine ve belirli anahtar kelime veya ifadeler için otomasyon kurmasına izin verir. Instagram'ın profesyonel hesaplarında ayrıca kullanıcı mesaj yazmaya başladığında gösterilebilen sık sorulan sorular bulunur. Meta, en fazla dört soru gösterilebildiğini ve basit sorular için otomatik cevap eklenebildiğini belirtiyor.

Bu özellikler şu tip işler için kullanışlıdır:

• çalışma veya resepsiyon saatini paylaşmak,
• konum bağlantısı göndermek,
• sık sorulan temel bir politikayı açıklamak,
• ilk karşılama mesajını otomatik vermek.

İşletmenin ihtiyacı yalnızca buysa ayrıca karmaşık bir sistem kurmaya gerek olmayabilir.

Hazır otomasyon kuralı önceden bilir:

"Fiyat" kelimesi geçerse bu metni gönder.

AI asistan ise müşterinin ne anlatmaya çalıştığını çözmeye çalışır.

Örneğin misafir şöyle yazabilir:

"Eşimle cuma gecesi geleceğiz, pazar çıkacağız. Balkonlu bir oda varsa fiyatına bakabilir misiniz?"

Burada "fiyat" dışında tarih, kişi sayısı, konaklama süresi ve oda tercihi var.

İşletmenin rezervasyon sistemiyle entegre edilmiş bir AI asistan bu bilgileri konuşmadan çıkarabilir, uygun seçenekleri kontrol edebilir, fiyat ve müsaitlik bilgisini sunabilir ve rezervasyon sürecini ilerletebilir.

Bu, anahtar kelimeye cevap veren Instagram botundan farklı bir kullanım.

Müsaitlik ve fiyat soruları

Misafirin tarih ve kişi bilgisini anlayıp rezervasyon altyapısından uygun oda ve fiyat bilgisi alınabilir.

Eksik bilgi varsa asistan kısa bir takip sorusu sorar:

"Tabii. Kaç kişi konaklayacaksınız?"

Böylece müşteri uzun bir form doldurmadan konuşmanın içinde ilerler.

Check-in ve tesis bilgileri

Giriş saati, çıkış saati, kahvaltı, otopark, evcil hayvan politikası, plaj mesafesi veya transfer gibi tekrar eden sorular işletmenin doğrulanmış bilgisinden cevaplanabilir.

Rezervasyon talebi toplama

Kullanıcı henüz satın almaya hazır değilse iletişim bilgisi ve talebi alınabilir. Satış ekibi görüşmeye daha sonra aynı bağlamla devam eder.

İnsan personele devir

Her konuşmayı otomatik çözmeye çalışmak doğru değil. Özel fiyat talebi, şikâyet, karmaşık grup rezervasyonu veya işletmenin insan onayı istediği durumlarda görüşme personele aktarılabilir.

İlk mesaj

Merhaba, hoş geldiniz. Oda müsaitliği, fiyat, rezervasyon, ulaşım veya tesisle ilgili sorularınızı buradan yazabilirsiniz.

Müsaitlik için bilgi toplama

Elbette. Giriş ve çıkış tarihinizi, kaç kişi olacağınızı paylaşır mısınız? Uygun seçenekleri kontrol edeyim.

Transfer sorusu

Transfer seçeneğimizi kontrol edebilirim. Hangi havalimanına ineceğinizi ve yaklaşık varış saatinizi yazar mısınız?

İnsan desteğine geçiş

Bu konu için ekibimizin kontrolü gerekiyor. Konuşmayı ilgili kişiye aktarıyorum, yazışmaya buradan devam edebilirsiniz.

Bu örnekler doğrudan kopyalanacak sabit şablonlar olarak değil, iyi bir konuşma akışının nasıl olması gerektiğini göstermek için düşünülmeli. Gerçek cevaplar tesisin kurallarına ve bağlı sistemlerine göre değişir.

Birçok işletmede problem Instagram'ın kendisi değil, müşteri iletişiminin parçalanmasıdır.

Aynı kişi sabah Instagram'dan bir oda fotoğrafına cevap verir, akşam web sitesine girer, ertesi gün WhatsApp'tan rezervasyon sorar. Bu üç kanal ayrı ekranlarda tutulduğunda ekip her görüşmeye yeni müşteriymiş gibi başlayabilir.

Meta'nın yardım sayfasına göre Meta Business Suite Inbox, bağlı Messenger, Instagram ve WhatsApp mesajlarını tek yerde görüntüleyip yanıtlayabiliyor. Web sohbeti bu yapının dışında kalır. Dolphy'nin farkı, otelin web sitesindeki konuşmaları da WhatsApp ve Instagram ile aynı gelen kutusuna taşımasıdır.

Dolphy, Instagram'ı tek başına çalışan bir sosyal medya botu gibi ele almaz. Web chatbotu, WhatsApp ve Instagram aynı AI destekli müşteri iletişim yapısına bağlanabilir.

Otel kullanımında AI asistan oda, müsaitlik, fiyat, rezervasyon ve tesis sorularıyla ilgilenebilir. İşletmenin PMS'i, booking engine'i veya başka bir sistemi varsa gerekli entegrasyonlar kurularak cevaplar gerçek veriye dayandırılabilir.

Aynı yapı otel dışındaki işletmelere de uyarlanabilir. E-ticarette ürün arama ve öneri, emlakta uygun portföy bulma, tur şirketinde tur seçenekleri veya hizmet işletmesinde randevu ve teklif talebi buna örnek.

Dolphy 80'den fazla dilde müşteri iletişimi kurabildiği için yabancı misafirlerin Instagram'dan kendi dillerinde yazdığı senaryolarda da kullanılabilir.

İlk iş, hangi mesajların otomatik çözüleceğini belirlemek. Her şeye cevap veren uzun bir bot yerine en sık gelen ve net veriyle çözülebilen konularla başlamak daha sağlıklı.

İkinci konu kaynak doğruluğu. Oda fiyatı veya müsaitliği verilecekse cevap canlı sisteme dayanmalı. Sezon fiyatını sabit metne yazmak kısa sürede yanlış bilgi üretir.

Üçüncüsü insan devri. AI'ın sınırı belli olmalı ve ekip gerektiğinde aynı konuşmayı kesintisiz devralabilmeli.

Son olarak ölçüm yapılmalı. Kaç mesaj otomatik çözüldü, kaç talep rezervasyona döndü ve hangi sorularda insan desteği gerekti? Bunlar otomasyonun gerçekten işe yarayıp yaramadığını gösterir.

Instagram'dan gelen mesajların yalnızca hazır cevaplarla karşılanması yerine işletme verilerinize göre yanıtlanmasını, gerektiğinde işlem yapılmasını ve WhatsApp ile web konuşmalarının aynı panelde yönetilmesini istiyorsanız Dolphy ile işletmenize özel AI iletişim sistemi kurulabilir.