Otelde WhatsApp Otomatik Mesaj Kurulumu: Örnekler ve Şablonlar

WhatsApp otomatik mesaj, belirli bir tetikleyici oluştuğunda işletme adına otomatik cevap gönderilmesidir.

WhatsApp Business uygulamasında karşılama veya mesai dışı mesajı gibi temel kullanım senaryoları bulunur. Meta Business Suite tarafında da bağlı kanallar için hazır yanıt ve anahtar kelime tabanlı otomasyon seçenekleri vardır.

Daha ileri seviyede WhatsApp Business Platform kullanılarak mesajlar API üzerinden işlenebilir ve bir AI asistanına aktarılabilir. Meta'nın WhatsApp Business ilkelerine göre kullanıcı mesajından sonraki 24 saat içinde serbest biçimli yanıt verilebilir; bu pencerenin dışında işletme yalnızca onaylı mesaj şablonlarıyla yazabilir.

Sabit otomasyon şu mantıkla çalışır:

Mesaj gece geldiyse "Şu anda mesai dışındayız" gönder.

AI asistan ise mesajın ne anlama geldiğini yorumlar:

"14-16 Eylül arasında eşimle geleceğim. Deniz manzaralı oda var mı, fiyatı nedir?"

Bu mesajda tarih, kişi sayısı, oda tercihi, müsaitlik ve fiyat talebi aynı anda bulunuyor. Entegre bir AI sistemi gerekli bilgileri konuşmadan çıkarıp rezervasyon veya PMS tarafındaki veriyi sorgulayabilir ve uygun cevabı verebilir.

İyi bir otel WhatsApp otomasyonu bu yüzden yalnızca mesaj göndermemeli, doğru ve güncel işletme verisine de ulaşmalı.

En çok zaman kazandıran alanlar genellikle tekrar eden sorulardır:

• Oda müsaitliği ve fiyat
• Check-in ve check-out saatleri
• Kahvaltı ve restoran bilgisi
• Otopark
• Evcil hayvan politikası
• Havalimanı transferi
• Konum ve yol tarifi
• Rezervasyon değişikliği için ilk bilgi toplama
• Erken giriş veya geç çıkış talebi
• İnsan temsilciye bağlanma isteği

Bunların hepsini aynı şablonla cevaplamak gerekmez. Cevap, müşterinin sorusuna göre oluşmalı.

Aşağıdaki metinleri doğrudan kopyalamak yerine kendi tesisinizin tonuna ve gerçek kurallarına göre uyarlayın.

İlk karşılama mesajı

Merhaba, hoş geldiniz. Oda müsaitliği, fiyat, rezervasyon, check-in, ulaşım veya tesisle ilgili sorularınızı buradan yazabilirsiniz.

Bu mesaj müşteriye hattın ne işe yaradığını hemen anlatır.

Müsaitlik sorusu

Tabii. Hangi tarihler arasında konaklamak istediğinizi ve kaç kişi olacağınızı yazar mısınız? Uygun odaları kontrol edeyim.

AI sistemi rezervasyon altyapısına bağlıysa devamında güncel oda seçeneklerini gösterebilir.

Fiyat sorusu

Tarih ve kişi sayısına göre fiyat değişebiliyor. Giriş-çıkış tarihinizi paylaşın, güncel seçenekleri kontrol edeyim.

Burada sabit bir fiyat uydurmak yerine canlı veriye gitmek gerekir.

Check-in mesajı

Standart giriş saatimiz 14.00. Daha erken gelecekseniz rezervasyon bilgilerinizi paylaşın, erken giriş seçeneğini kontrol edelim.

Saat ve koşul tesisin gerçek politikasına göre değiştirilmelidir.

Gece gelen mesaj

Basit otomasyonda:

Mesajınızı aldık. Ekibimiz sabah size dönüşecek.

AI asistan kullanılıyorsa:

Merhaba. Rezervasyon, oda, giriş bilgileri, konum veya tesisle ilgili sorunuzu yazabilirsiniz.

İkinci model, personel çevrimdışı olsa bile cevaplanabilir konuları gerçekten çözebilir.

Rezervasyona hazır müşteri

12-14 Eylül için iki kişilik uygun seçenekleri buldum. İsterseniz odaları karşılaştıralım veya rezervasyonu tamamlayabileceğiniz bağlantıya geçelim.

Bu tür bir cevap yalnızca güncel rezervasyon verisine erişim varsa kullanılmalı.

İhtiyaca göre üç yol var.

1. WhatsApp Business uygulaması

Küçük işletmeler için karşılama ve mesai dışı mesajlarıyla başlanabilir. Amaç yalnızca müşteriye "mesajını gördük" demekse yeterlidir.

2. Meta Business Suite otomasyonları

Meta Business Suite Inbox, Messenger, Instagram ve WhatsApp mesajlarını tek yerde görmeye ve bazı otomasyonlar kurmaya yarar. Meta, özelliklerin hesaba ve bölgeye göre değişebileceğini belirttiği için kullanmak istediğiniz otomasyonun bağlı WhatsApp hesabınızda açık olduğunu kontrol edin.

3. WhatsApp Business Platform + AI

Müşteri mesajını analiz etmek, rezervasyon veya başka bir sistemden veri çekmek, işlem oluşturmak ve konuşmayı ekip paneline taşımak için API tabanlı yapı gerekir.

Dolphy bu seviyede konumlanır. WhatsApp mesajları işletmenin kendi bilgileri ve entegrasyonlarıyla çalışan AI asistana bağlanır.

WhatsApp Business uygulamasındaki uzakta mesajı belirli saatlerde otomatik yanıt vermek için kullanılabilir. Bu özellik, planlı bir pazarlama kampanyasıyla aynı şey değildir.

WhatsApp'ın resmî özellik sayfasında Business Broadcasts ile mesajları uygun bir zamana planlama seçeneği de yer alıyor; ancak bu özellik yalnızca uygun kullanıcılara ve belirli ülkelere açık. Hesabınızda görünmüyorsa bütün WhatsApp Business kullanıcılarında bulunduğunu varsaymayın.

Rezervasyon öncesi hatırlatma veya konaklama sonrası takip gibi düzenli akışlar WhatsApp Business Platform üzerinden kurulabilir. Meta'nın işletme ilkelerine göre işletmenin başlattığı görüşmelerde onaylı mesaj şablonu kullanılmalı ve gerekli kullanıcı izinleri alınmalıdır. Kullanıcının son mesajından 24 saat sonra da yalnızca onaylı şablon gönderilebilir.

Müşteri rezervasyon kararını tek kanalda vermeyebilir. Instagram'da oteli görür, web sitesinde oda bakar, WhatsApp'tan soru sorar.

Dolphy'nin AI destekli omnichannel yapısında web chatbotu, WhatsApp ve Instagram aynı operasyon içinde çalışabilir. İşletme ekipleri mesajları ortak panelden yönetebilir, AI'ın çözemediği görüşmeleri insan temsilci devralabilir.

Sesli asistan da istenirse telefon hattına veya web sitesine bağlanabilir.

Yabancı misafir ağırlayan tesislerde dil önemli bir operasyon yükü yaratır. Hazır şablonlarda her dil için ayrı metin oluşturmak mümkün olsa da konuşma uzadıkça yönetim zorlaşır.

Dolphy 80'den fazla dilde müşteri iletişimi kurabilecek şekilde yapılandırılabilir. Misafir İngilizce, Almanca, Arapça veya başka bir desteklenen dilde yazdığında konuşma aynı iş akışı içinde devam eder.

En yaygın hata, uzun bir karşılama metnine bütün otel bilgisini sıkıştırmaktır.

Bunun yerine:

• İlk mesajı kısa tutun.
• Kullanıcının sorusunu tekrar tekrar sormayın.
• Güncel olmayan fiyatı sabit şablona yazmayın.
• Her cevabın sonuna satış cümlesi eklemeyin.
• AI'ın cevap veremediği durumda insan devrini kolaylaştırın.
• Gerçek bir entegrasyon yoksa "kontrol ettim" gibi davranmayın.

Dolphy ile WhatsApp'ı yalnızca "mesajınızı aldık" diyen bir hatta bırakmak yerine işletmenizin verileri ve entegrasyonlarıyla çalışan bir AI asistana bağlayabilirsiniz. Sistem web chatbotu ve Instagram ile aynı omnichannel panelde çalışabilir, gerektiğinde insan ekibe devredilebilir. WhatsApp ve Instagram, aylık 15.000 TL + KDV olan Profesyonel pakette yer alır; pakete ayda 750 müşteri sesli konuşması (1.500 dakika) de dahildir.